4年辦300大型活動 逾200萬人參與 策劃公司北上南下服務民眾

參展商數量依地點而異

“策劃一場大型活動的事前籌備工作很重要，一般上，一場大型展銷會或博覽會得利用至少一年時間來策劃和籌備。籌備工作的第一個步驟是，我與團隊得先擬定活動的舉辦日期和時間，然後為該大型活動尋找合適的場地，可能是室內，或者是戶外場地。”

“第二個步驟是，我們得尋找客戶（參展商）來參與我們策劃的大型展覽會或博覽會。由於我們舉辦的大型活動涵蓋範圍包括全國各州，因此，我們會廣招全國各地的商家參與展銷會或博覽會。參展商可在活動舉行時進行產品或服務促銷活動，推介新產品或服務配套，增加產品或服務的曝光率。”

他說，尋找參展商的數量得依所舉辦的地點而各有不同。若活動舉行地點是在體育館或會展中心等大型場地，一般上可容納100個或以上的參展商。若該場大型展覽會或博覽會是在檳城舉行，那麼，檳城國際會展中心（Spice Arena）是最合適的舉辦地點，因為該中心可容納大約100個參展單位。若是選擇在購物中心內舉辦活動，那麼，參與的參展商大約是30個左右。

“第三個步驟，我們洽詢參展商後，會出示活動地點的圖表，供參展商選擇他們屬意的參展攤位，同時會給予他們適當的建議。但並非所有展覽會或博覽會都讓參展商選擇屬意的參展攤位，有些類型的展銷會或博覽會，例如教育展覽會和婚禮博覽會，就不會讓參展商選擇攤位，而是以抽簽的方式來決定。”

他披露，第四個步驟就是與參展商協調場地的設備，例如場地的水電供應、參展攤位的裝置設計等事項。

“第五個步驟就是為活動進行媒體宣傳，例如通過打廣告、文宣、橫幅、廣告板，還有與聯辦單位聯合召開記者會來宣傳相關活動，以便吸引更多民眾參與其盛。”

他說，第六個步驟則是在活動舉行時，工作人員會到活動現場供民眾註冊和諮詢的櫃台服務大家，例如分發場刊給參與者，以助他們了解活動內容，或是贈送禮品給參與者，又或是舉辦幸運抽獎和比賽等來吸引民眾參與。

他披露，“TLM嬰兒博覽會”和“TLM美食展銷會”是該公司的品牌活動，而這兩項大型活動每年至少舉辦10次，且分別在檳城、吉隆坡、怡保、亞羅士打、馬六甲等地巡迴舉辦，平均每年在每一個城市舉辦至少兩次。

“此外，我們也曾舉辦媽媽和寶寶展覽會、KEY教育展覽會、幼兒教育和興趣展覽會、汽車展覽會、婚禮展覽會、健康生活展覽會，以及各族佳節慶典活動等，例如農曆新年、開齋節、中秋節和聖誕節等慶典活動。”

辦美食活動嚴選參與小販

黃繼昇及其團隊曾多次策劃與飲食主題相關的大型活動，包括於2015、2016和2017年一連三年在檳城舉辦咖啡與甜品嘉年華會、2016和2017年在檳城舉辦小販嘉年華會、2017年在檳城舉辦街頭美食嘉年華會，以及於2017及2018年在檳城舉辦國際美食嘉年華會。

“一場大型嘉年華會的籌備工作可能得用上3個月的時間，若是小型嘉年華會，籌備工作大約是一個月左右。”

至於嘉年華會的地點，有些是在購物中心內，有些則是在戶外街頭舉行。“以檳城國際美食嘉年華會為例，它所涵蓋的範圍很廣，包括檳城土庫街、土庫街週邊街道、加拉歪路和品牌城（Design Village）等，因此，我們的團隊精神很重要，只有大家彼此合作，才能把大型活動辦好。”

他說，他們在策劃與美食相關的大型活動時會慎選小販和參與的美食單位。就以檳城國際美食嘉年華會為例，首先，他們會先篩選符合檳城美食條件的小販和美食單位參與，且規定對方所售賣的食物必須是檳城道地美食。其二，他們也會確保參與的小販和美食單位的烹飪與衛生條件合格，以便民眾可食用到衛生的美食。

“第三，我們也會篩選售價合理的小販或美食單位來參與，例如市面上一碟檳城炒粿條的售價是5令吉，那麼，我們會篩選售價介於5令吉之間的小販參展，並確保小販在活動舉行當天以合理價格售賣食物給消費者，不能擅自起價。”

他披露，第四點是他們必須與小販和美食單位互相協調節目行程，例如小販和美食單位幾時需前往活動地點準備美食，幾時可以完成收檔和清潔工作等。

逢週日辦佔領土庫街活動

黃繼昇說，該公司除了舉辦博覽會和展覽會，同時也常舉辦嘉年華會和文化活動等，其中“佔領土庫街”活動乃是他與團隊策劃的長期性活動。從2013年開始，每逢週日的早上7時至中午12時在檳城土庫街舉行，因當天早上也是土庫街的無車日。

他指出，雖然“佔領土庫街”的活動只在逢週日早上進行，但該活動迄今已邁入第五個年頭，而對他來說，這依然是一項具有挑戰性的活動。

“許多活動一般舉行兩三天後就結束，但“佔領土庫街”是一項長期性活動。我們逢週日清晨4時就會安排工作人員前往土庫街搭建臨時攤位帳篷，以便參與的文化或美食單位可在早上7時許前往擺攤。中午12時，我們也得確保工作人員把臨時攤位帳篷拆除，因為土庫街將在週日中午1時恢復通車。”

過去逾4年來，他與團隊也策劃過其他大型文化活動，包括於2014、2015及2016一連3年在檳城舉辦街頭藝人嘉年華會、2016年在檳城舉辦農曆新年慶典、2017年舉辦In Between藝術嘉年華會等。

辦戶外活動最具挑戰性

黃繼昇說，在戶外街頭舉行活動很具挑戰性，且所涉及的單位不只是他與公司團隊而已，他與團隊還必須與其他不同的單位進行協調。

“每當策劃戶外街頭活動時，至少需要50名工作人員在不同的組別裡各司其職，包括安排志願警衛團（RELA）協助維持街道的交通、安排消防員接下後備工作，以防火患發生、安排工作人員在活動現場維持秩序、到每個小販和美食攤位檢查衛生狀況、收拾餐桌上的餐具和垃圾及協調舞台表演節目事項等。”

他說，在戶外辦美食嘉年華還得面對非法小販、小偷或偷窺狂混入人群的問題。此外，在戶外辦活動最怕的是遇到天不作美的情況，若不幸碰上刮風下雨，他與團隊還得確保參與的小販和單位，以及民眾得以順利疏散到安全的地方。

此外，他與團隊也曾策劃體育活動，包括2017年光大大樓跑，以及2017年和2018年分別在檳城喬治市、升旗山、威省和雪蘭莪州舉辦的“我愛檳城跑”等。

籌辦活動項目排到2020年

黃繼昇說，不同性質的活動所舉行的時間長短不一。若是展覽會或博覽會，一般是舉行兩三天，佳節慶典活動的舉辦時間一般是兩三週，而文化活動則約為兩天左右，至於與美食相關的嘉年華會的舉辦時間則各不相同，有者只舉辦兩天，有者則是一口氣舉辦兩週。

他再以檳城國際美食嘉年華會為例說，由於該活動舉行長達16天，且分散在檳州多個地點舉行，對他與團隊來說都是極具挑戰性的大型活動，因此，在辦活動期間，他們就像是在跑馬拉松一樣，無論是體力和精神都比較吃力。

策劃活動須互相協調

他強調，策劃活動不是一個人的工作，也不是一個單位的工作，而是得由一群來自不同單位的工作人員互相協調，因此，它需要靠團隊整體合作共同完成。而該公司有逾20名全職員工，在舉辦大型活動期間，他們便會聘僱臨時兼職工作人員協助。

“我們一年內策劃的各類型活動逾100場，目前，我們計劃舉辦的活動項目已經排到2020年。今年，我們在6月舉辦怡保美食博覽會和兒童展覽會，7月在馬六甲舉辦美食博覽會，也在檳城辦婚禮博覽會，還有8月舉辦檳城咖啡與甜品嘉年華會，及在吉打州亞羅士打舉辦嬰兒博覽會等。”