專題副刊

省錢 自由 互信 在家辦公成新常態

新冠病毒疫情逐漸緩和。這邊廂,不少企業陸續取消在家工作(WFH)政策,上班族重回辦公室工作;那邊廂,有企業卻反其道而行,決定撤出辦公室,讓員工全面遙距工作。社交媒體Twitter是先鋒部隊,多間美國企業緊隨其後,香港也不乏同路人,其中搞笑媒體網站9GAG最近告別其7000呎辦公室,30名員工從此在家辦公,當中最重視的價值,仍然是員工的自由和辦公的靈活度。

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沙發、豆袋、冰箱、辦公椅、碎紙機、足球機,香港搞笑媒體網站9GAG辦公室內大大小小的物件,在一聲“遙距辦公”令下,三兩日就被員工如“清倉大清貨”般搬走。當年用200萬港元(逾112萬令吉)裝修的7000呎空間,最後只剩下一片人造草地。

“隨著環境和時間的改變,大家對於所謂好辦公室的定義,一直在改變。”9GAG聯合創辦人及行政總裁陳展程(Ray)說。以往,其辦公室是香港初創企業的參考對象;如今,他們再為香港企業展示全面在家工作的可能。

陳展程猶記得,5年前當公司搬到荃灣時,坊間已吹捧Google、facebook等科技巨擘的辦公室內部設計有多麼有趣,消閒配套多麼齊全,員工多麼快活。9GAG作為科技初創,也承接了這股設計風潮,“我們的工作講求創意,要‘度橋’,所以當時劃分出工作和休憩空間。”人造草地、空中花園和娛樂設施,供員工忙裏偷閒;要專注工作的話,有多間獨立房間,足夠耳根清靜。30名員工,共同使用這7000呎辦公空間,在土地極珍貴的香港算是相當豪華。

撤辦公室 

一石數鳥好處多 

5年過去,回望這種辦公室設計,有否如期望般提高工作成效?陳展程說:“大家辦事效率沒下跌,但有沒有提升也難以稽考。”從休憩設施的使用率分析又如何?“平均也有三四成,關乎員工個別習慣。”總括而言,陳展程認為這種設計是有效的,當時花錢裝修的決定走得正確,“當年我們5個創辦人和員工都很年輕,覺得這樣的設計有型有款,這是一個必經階段”。

但他觀察到,當休憩配套在其他行業日見普遍,新入職員工對此漸漸不太注重,加上互聯網及雲端技術發達,數碼游牧(digital nomads)興起,只要有一部手提電腦,隨處都可辦公。還需要實體辦公室嗎?抱著這疑問,9GAG於去年中起,建議員工每星期可居家工作一天。然而,礙於華人職場文化始終重視員工有否露面上班,同事不太放膽於遙距工作,豈料農曆新年後疫症殺到,9GAG不得不全面實行在家工作模式。

疫情“順水推舟”,員工漸漸適應遙距工作。即使5月疫情緩和,員工可選擇回辦公室,但每天也只有三四人回來。經過多番衡量,也多次透過問卷了解員工意向,既然疫情反反覆覆,員工在家工作表現自律,也不抗拒長期遙距工作,與此同時公司生意受疫情影響,需要開源節流,省下辦公室租金和各種雜費,每月可省下20萬(逾11萬令吉)開支,那何不全面推行,一石數鳥?陳展程甚至笑言,員工和創辦人都成長了,能在家中陪伴子女,是在家工作一大優點。

視員工需要調適 

政策非鐵板一塊

宏願看來理想,但並非人人的家都適合在家辦公。陳展程曾請每個員工傳來家中工作環境照片。最惡劣的情況,有員工沒書桌,只能坐在地上,將電腦置於鞋盒上使用。“我們會不斷調節,會否在他家附近租個co-working space(共享工作空間),由公司全資資助?”他強調,在家工作同樣要賦予員工選擇權和自由度,故未來增加配套必不可少,如有需要就租會議室,情況許可亦可構思團隊活動,增進員工情誼及歸屬感。他亦任由員工憑需要搬走原本辦公室裏的家俬,如電腦屏幕、辦公椅、書桌,為在家辦公無縫接軌。

“我們不是工廠,工廠有機器才需要大家在場開工,但我們工作只需一部電腦。”辦公室從有到無,陳展程認為進步之處,是員工不再被迫到同一地方工作,而在家工作亦絕非鐵板一塊,“它是一個光譜,一端是必定要回辦公室,另一端是完全居家,很多公司也位於中間,或靠其中一方多一些。每間公司都需思考,哪種工作模式能令公司生存得最好,同時員工做得開心,達到成效。”

員工有感:在家工作也需規範

“如果兩個月前問我(選擇在辦公室還是在家工作),我可能會選擇前者,但現在我會選擇在家工作。”於9GAG任職營運經理的80後員工CC說。他笑言自己在同事中算年長,年輕同事崇尚自由,喜歡靈活安排時間表,比他更歡迎在家工作政策,而他經過適應期,亦樂見公司繼續這種工作模式。

這裏的員工一向慣以即時通訊軟件交流,透過雲端傳送文件,從實體到虛擬,工作上的交接可謂無縫接合。最需要適應的一環,CC認為是生活上的紀律:“以前生活有常規,梳洗、換衣、搭車上班、吃午餐、下班回家。但起初WFH時,懶於梳洗,吃飯不定時,後來發現不太靠譜,應該要將以往的規範,化作新的規範。”後來他每天都會穿戴整齊工作,準時於一時多吃午飯,以這些程序定下每天工作的座標。調整後,他甚至每週能騰出兩三個中午,做半小時心肺運動,洗個澡再辦公,整體生活比從前健康。

以往員工朝夕相對,今天大家猶如“孤身作戰”,會否感到孤獨、疏離?CC本來也有類似擔憂,但他發現沒有辦公室,大家反而會額外聚會,見面時聊天也更專注。“其實在辦公室專注工作時,又有多少時間和大家聊天呢?”而他的小隊亦會每星期視訊會面一兩次,全公司則每個月視訊一次,管理層亦將工作目標解釋得更明確,確保大家工作步伐一致。

遙距工作有賴互信 自律提升效率

遙距工作非新鮮事,香港中文大學商學院管理學系高級講師徐寶容指出,以往不少跨國企業都有部分員工需遙距工作,例如經常需要到處開會見客、不在固定國家工作的CEO。她引述研究,國際上約有四成CEO需遙距工作,她認為這種模式,老闆和員工需要時間建立互信,在家工作才可行之有效。

以她經驗為例,遙距工作能提高其工作效率,“少了沒用的會議,少了人找你,會更專注,提高工作效率”。但相反,在家工作沒有清晰的午膳及放工時間,有可能令工時延長。

傳輸機密文件 注意電腦保安問題

實施遙距工作時,企業需多考慮電腦保安問題。香港電腦學會資訊科技總監分部主席孫淑貞指出,員工應避免在咖啡店或公開場合處理機密文件,企業亦需考慮員工遙距使用的電腦軟件,是否可靠去遠端存取(remote access)公司的電腦。該會會長孫耀達補充,企業要考慮機密資料可否讓員工遠端存取時下載到家中電腦,他建議機密文件不一定要透過外部雲端傳輸,只存放於公司內部數據中心會更安全。

遙距工作給予員工自由度安排工作,孫淑貞認為,這對享受靈活度的千禧世代尤其吸引,故遙距工作政策將有助招聘這年齡層的求職者。在家庭友善角度而言,以往一些女性或因照顧家庭而放棄事業,遙距工作節省時間及車資,令人更容易兼顧工作及家庭,有機會鼓勵更多女性重投人力市場。

疫情促使企業踏出遙距工作的第一步,孫淑貞預測,在租金昂貴的香港,未來或有一定數量的企業將部分人手調配至遙距工作,以縮小辦公室規模,省卻租金。除了資訊業和初創企業,孫耀達指一些不需面對面工作的行業,如數碼行銷、設計、工程、顧問公司,亦有可能投入遙距工作的陣營。

不完全採WFH 

谷歌、蘋果重回公司

推特早前宣布,員工可選擇永久在家工作。臉書創辦人兼行政總裁朱克伯格也在臉書宣布,陸續開放公司的遠端職缺,並接受現有員工申請長期在家工作。他預計未來5至10年內,公司將有一半職位採取在家工作方式,但並非所有科技巨擘也信奉“在家工作”模式。

谷歌行政總裁皮查伊在接受外國傳媒專訪時就表示,谷歌雖然在2020年餘下時間容許員工繼續在家工作,但不會一直維持有關做法,會以輪班方式要求員工回到公司,以維持工作效率。他強調公司需要實在空間讓員工聚集,才有利公司日常運作及工作效率。蘋果行政總裁庫克亦早在4月計劃要求員工結束居家辦公,分階段復工,首先由工種“無法在家工作”的員工開始,暫定到7月全數人員重回正軌工作。

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