省錢 自由 互信 在家辦公成新常態

撤辦公室　

一石數鳥好處多 

5年過去，回望這種辦公室設計，有否如期望般提高工作成效？陳展程說：“大家辦事效率沒下跌，但有沒有提升也難以稽考。”從休憩設施的使用率分析又如何？“平均也有三四成，關乎員工個別習慣。”總括而言，陳展程認為這種設計是有效的，當時花錢裝修的決定走得正確，“當年我們5個創辦人和員工都很年輕，覺得這樣的設計有型有款，這是一個必經階段”。

但他觀察到，當休憩配套在其他行業日見普遍，新入職員工對此漸漸不太注重，加上互聯網及雲端技術發達，數碼游牧（digital nomads）興起，只要有一部手提電腦，隨處都可辦公。還需要實體辦公室嗎？抱著這疑問，9GAG於去年中起，建議員工每星期可居家工作一天。然而，礙於華人職場文化始終重視員工有否露面上班，同事不太放膽於遙距工作，豈料農曆新年後疫症殺到，9GAG不得不全面實行在家工作模式。

疫情“順水推舟”，員工漸漸適應遙距工作。即使5月疫情緩和，員工可選擇回辦公室，但每天也只有三四人回來。經過多番衡量，也多次透過問卷了解員工意向，既然疫情反反覆覆，員工在家工作表現自律，也不抗拒長期遙距工作，與此同時公司生意受疫情影響，需要開源節流，省下辦公室租金和各種雜費，每月可省下20萬（逾11萬令吉）開支，那何不全面推行，一石數鳥？陳展程甚至笑言，員工和創辦人都成長了，能在家中陪伴子女，是在家工作一大優點。

視員工需要調適　

政策非鐵板一塊

宏願看來理想，但並非人人的家都適合在家辦公。陳展程曾請每個員工傳來家中工作環境照片。最惡劣的情況，有員工沒書桌，只能坐在地上，將電腦置於鞋盒上使用。“我們會不斷調節，會否在他家附近租個co-working space（共享工作空間），由公司全資資助？”他強調，在家工作同樣要賦予員工選擇權和自由度，故未來增加配套必不可少，如有需要就租會議室，情況許可亦可構思團隊活動，增進員工情誼及歸屬感。他亦任由員工憑需要搬走原本辦公室裏的家俬，如電腦屏幕、辦公椅、書桌，為在家辦公無縫接軌。

“我們不是工廠，工廠有機器才需要大家在場開工，但我們工作只需一部電腦。”辦公室從有到無，陳展程認為進步之處，是員工不再被迫到同一地方工作，而在家工作亦絕非鐵板一塊，“它是一個光譜，一端是必定要回辦公室，另一端是完全居家，很多公司也位於中間，或靠其中一方多一些。每間公司都需思考，哪種工作模式能令公司生存得最好，同時員工做得開心，達到成效。”

員工有感：在家工作也需規範

“如果兩個月前問我（選擇在辦公室還是在家工作），我可能會選擇前者，但現在我會選擇在家工作。”於9GAG任職營運經理的80後員工CC說。他笑言自己在同事中算年長，年輕同事崇尚自由，喜歡靈活安排時間表，比他更歡迎在家工作政策，而他經過適應期，亦樂見公司繼續這種工作模式。

這裏的員工一向慣以即時通訊軟件交流，透過雲端傳送文件，從實體到虛擬，工作上的交接可謂無縫接合。最需要適應的一環，CC認為是生活上的紀律：“以前生活有常規，梳洗、換衣、搭車上班、吃午餐、下班回家。但起初WFH時，懶於梳洗，吃飯不定時，後來發現不太靠譜，應該要將以往的規範，化作新的規範。”後來他每天都會穿戴整齊工作，準時於一時多吃午飯，以這些程序定下每天工作的座標。調整後，他甚至每週能騰出兩三個中午，做半小時心肺運動，洗個澡再辦公，整體生活比從前健康。

以往員工朝夕相對，今天大家猶如“孤身作戰”，會否感到孤獨、疏離？CC本來也有類似擔憂，但他發現沒有辦公室，大家反而會額外聚會，見面時聊天也更專注。“其實在辦公室專注工作時，又有多少時間和大家聊天呢？”而他的小隊亦會每星期視訊會面一兩次，全公司則每個月視訊一次，管理層亦將工作目標解釋得更明確，確保大家工作步伐一致。

遙距工作有賴互信 自律提升效率

遙距工作非新鮮事，香港中文大學商學院管理學系高級講師徐寶容指出，以往不少跨國企業都有部分員工需遙距工作，例如經常需要到處開會見客、不在固定國家工作的CEO。她引述研究，國際上約有四成CEO需遙距工作，她認為這種模式，老闆和員工需要時間建立互信，在家工作才可行之有效。

以她經驗為例，遙距工作能提高其工作效率，“少了沒用的會議，少了人找你，會更專注，提高工作效率”。但相反，在家工作沒有清晰的午膳及放工時間，有可能令工時延長。

傳輸機密文件 注意電腦保安問題

實施遙距工作時，企業需多考慮電腦保安問題。香港電腦學會資訊科技總監分部主席孫淑貞指出，員工應避免在咖啡店或公開場合處理機密文件，企業亦需考慮員工遙距使用的電腦軟件，是否可靠去遠端存取（remote access）公司的電腦。該會會長孫耀達補充，企業要考慮機密資料可否讓員工遠端存取時下載到家中電腦，他建議機密文件不一定要透過外部雲端傳輸，只存放於公司內部數據中心會更安全。

遙距工作給予員工自由度安排工作，孫淑貞認為，這對享受靈活度的千禧世代尤其吸引，故遙距工作政策將有助招聘這年齡層的求職者。在家庭友善角度而言，以往一些女性或因照顧家庭而放棄事業，遙距工作節省時間及車資，令人更容易兼顧工作及家庭，有機會鼓勵更多女性重投人力市場。

疫情促使企業踏出遙距工作的第一步，孫淑貞預測，在租金昂貴的香港，未來或有一定數量的企業將部分人手調配至遙距工作，以縮小辦公室規模，省卻租金。除了資訊業和初創企業，孫耀達指一些不需面對面工作的行業，如數碼行銷、設計、工程、顧問公司，亦有可能投入遙距工作的陣營。

不完全採WFH　

谷歌、蘋果重回公司

推特早前宣布，員工可選擇永久在家工作。臉書創辦人兼行政總裁朱克伯格也在臉書宣布，陸續開放公司的遠端職缺，並接受現有員工申請長期在家工作。他預計未來5至10年內，公司將有一半職位採取在家工作方式，但並非所有科技巨擘也信奉“在家工作”模式。

谷歌行政總裁皮查伊在接受外國傳媒專訪時就表示，谷歌雖然在2020年餘下時間容許員工繼續在家工作，但不會一直維持有關做法，會以輪班方式要求員工回到公司，以維持工作效率。他強調公司需要實在空間讓員工聚集，才有利公司日常運作及工作效率。蘋果行政總裁庫克亦早在4月計劃要求員工結束居家辦公，分階段復工，首先由工種“無法在家工作”的員工開始，暫定到7月全數人員重回正軌工作。